A tales efectos me primero me centraré en el método Saldos Correctos por ser el método más utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para la elaboración de una conciliación y que en sí para efectos de lo que a continuación explicaré será igual para los dos métodos. Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho método, es de suma importancia que se conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del mismo:
Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un chequepero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado el los libros de la empresa y no estará Cargado en elestado de cuentabancario hasta que sea cobrado.Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por logeneral se envían al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.
- Primero, se presentan las "Partidas no registradas en el Banco", donde se incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este renglón los:
- Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por conceptode:
descuentos degiros , pignoraciones, pagares,intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros. - Notas de Débitos:Son cargos efectuados por el banco a la empresa por
concepto de:cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa. - Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa.
- Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro.
- Segundo, se presentan las "Partidas no registradas en Libros" donde se incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran:
- Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto porencima o por debajo del monto de
emisión . - Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
- Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.
- Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la empresa.
- Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.
- Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentasen diversos
bancos . - Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimientoy todavía no se han ido a
cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo.
- Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos:
- Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
- Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
- Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.
- Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco.
- Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.
- Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario.
- Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.
- Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.
- Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos:
- Tercero, se deben presentar los "Errores", donde se reflejan todos los ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados:
Ejemplo de una conciliación elaborada por el método saldos correctos:
El siguiente documento refleja los movimientos del mes de julio en el libro mayor de banco Bolívar Fuerte perteneciente a El Trébol C.A.:
| LIBRO MAYOR DE BANCO BOLÍVAR FUERTE | MOVIMIENTOS JULIO DE 2006 | ||||
FECHA | CONCEPTO | DEBE | |||
01/07/06 | Saldo | 230.000,00 | |||
01/07/06 | Corrección del | 166.500,00 | 396.500,00 | ||
01/07/06 | Corrección del | 122.600,00 | 273.900,00 | ||
02/07/06 | Cheque Nº 4508 | 47.700,00 | 226.200,00 | ||
04/07/06 | Depósito Nº 3984 | 180.000,00 | 406.200,00 | ||
06/07/06 | N.C. Efectos descontados | 100.000,00 | 506.200,00 | ||
14/07/06 | Cheque Nº 4509 | 55.000,00 | 451.200,00 | ||
20/07/06 | Cheque Nº 4510 | 52.000,00 | 399.200,00 | ||
25/07/06 | Depósito Nº 4866 | 130.000,00 | 529.200,00 | ||
28/07/06 | Cheque Nº 4511 | 65.500,00 | 463.700,00 | ||
30/07/06 | Depósito Nº 5698 | 78.000,00 | 541.700,00 | ||
28/07/06 | Cheque Nº 4512 | 15.800,00 | 525.900,00 | ||
31/07/06 | Depósito Nº 6892 | 40.000,00 | 565.900,00 | ||
Este es el estado de cuenta enviado por el banco al 31 de julio de 2006:
| BANCO BOLÍVAR FUERTE S.A.C.A. ESTADO DE CUENTA DESDE 01/07/2006 HASTA 31/07/2006 | CONTROL Nº 3377233 EL TRÉBOL C.A. Código de cuenta Nº 5698-22356-96 PÁG. 1/1 | |||
FECHA | CARGOS | ABONOS | SALDOS | |
JULIO | Saldo | 185.900,00 | ||
01 | Depósito Nº 2365 | 153.800,00 | 339.700,00 | |
02 | Cheque Nº 4508 | 47.700,00 | 292.000,00 | |
05 | Depósito Nº 3984 | 180.000,00 | 472.000,00 | |
06 | N.C. Efectos descontados | 100.000,00 | 572.000,00 | |
06 | 5.000,00 | 567.000,00 | ||
15 | Cheque Nº 4506 | 25.000,00 | 542.000,00 | |
20 | Cheque Nº 4510 | 25.000,00 | 517.000,00 | |
25 | Depósito Nº 4866 | 130.000,00 | 647.000,00 | |
30 | Depósito Nº 5698 | 78.000,00 | 725.000,00 | |
Ahora veremos la conciliación que se realizó el mes pasado para ajustar los saldos, véase que ya traen un saldo distinto desde el principio, 230.000,00 Dr. según libros y 185.900,00 según banco Cr.
EL TRÉBOL C.A. | |||
CONCILIACIÓN BANCARIA | |||
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 30/06/06 | |||
| CORRIENTE Nº 5698-22356-96 | MÉTODO: SALDOS CORRECTOS | ||
DESCRIPCIÓN | PARCIAL | LIBROS | BANCO |
| Saldos al 30/06/06 | 230.000,00 | -185.900,00 | |
| CHEQUES EN TRÁNSITO | |||
| 17/06/06 Cheque Nº 4506 | 25.000,00 | ||
| 20/06/06 Cheque Nº 4507 | 40.800,00 | 65.800,00 | |
| DEPÓSITOS EN TRANSITO | |||
| 30/06/06 Deposito Nº 2365 | 153.800,00 | -153.800,00 | |
| ERRORES DE EMPRESA | |||
| Deposito Nº 1956 registrado | 18.500,00 | ||
| Deposito Nº 1956 correcto | 185.000,00 | 166.500,00 | |
| Cheque Nº 4505 mal ubicado | 61.300,00 | -122.600,00 | |
| SALDOS CORRECTOS AL 30/06/06 | 273.900,00 | -273.900,00 | |
Como se puede notar en la conciliación anterior se ajustaron los saldos de los libros y el banco hasta que los mismos se igualaron, lo cual resulta ser el fin de la conciliación.
Ahora elaboraré la conciliación del mes de julio con el mismo método para
Como ya se explicó en la primera parte primero se deben cotejar las partidas que fueron ajustadas en la conciliación pasada, a lo que se debe inspeccionar si dichas partidas ya fueron asentadas, de lo contrario se deberían tomar en cuenta para la conciliación actual.
De tal forma se puede notar el cheque Nº 4506 ya fue cobrado por su beneficiario el 15 julio, contrario del Nº 4507 el cual todavía no aparece en el estado de cuenta como cobrado, por lo que si el cheque no tiene fecha de vencimiento éste se considera que todavía esta en tránsito.
También véase que el depósito Nº 2365 fue asentado en los libros del banco al valorque se registró en libros, de haber alguna diferencia en los depósitos o cheques en transito, se procede a determinar de quien es el error, porque de darse tal caso, ya sea por omisión o diferencia en cantidad, el ajuste de dichas partidas se debe reflejar en la conciliación del mes de julio.
Los errores de empresa también fueron asentados en el libro mayor de Banco, por lo que no se tomarán en cuenta para ajustar.Ahora, se revisan cuales son las diferencias que surgieron como consecuencia de las operaciones realizadas en el mes de julio, por lo que se coteja partida por partida, en este ejemplo se encuentran los siguientes: como cheques en transito están en Nº 4507 del mes pasado, y el Nº 4509, 4511 y 4512 de este mes, como depósitos en transito tenemos solo el Nº 6892, existe una Nota de Debito por gastos de cobraza de los efectos descontados que no se registró, y finalmente encontramos una diferencia en el cheque Nº 4510 el cual se registró en libros por Bs. 52.000,00 y aparece cobrado por Bs. 25.000,00, con un análisis de los soportes encontrados se dedujo que error fue de la empresa.
Al encontrar las partidas que se EL TRÉBOL C.A. | |||
CONCILIACIÓN BANCARIA | |||
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06 | |||
| CORRIENTE Nº 5698-22356-96 | MÉTODO: SALDOS CORRECTOS | ||
DESCRIPCIÓN | PARCIAL | LIBROS | BANCO |
| Saldos al 31/07/06 | 565.900,00 | -725.000,00 | |
| CHEQUES EN TRÁNSITO | |||
| 20/06/06 Cheque Nº 4507 | 40.800,00 | ||
| 14/07/06 Cheque Nº 4509 | 55.000,00 | ||
| 28/07/06 Cheque Nº 4511 | 65.500,00 | ||
| 28/07/06 Cheque Nº 4512 | 15.800,00 | 177.100,00 | |
| DEPÓSITOS EN TRANSITO | |||
| 31/07/06 Deposito Nº 6892 | 40.000,00 | -40.000,00 | |
| NOTAS DE DEBITO | |||
| 06/07/06 Gastos de Cobranza | 5.000,00 | -5.000,00 | |
| ERRORES DE EMPRESA | |||
| Cheque Nº 4510 registrado | 52.000,00 | ||
| Cheque Nº 4510 correcto | 25.000,00 | 27.000,00 | |
| SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06 | 587.900,00 | -587.900,00 | |
Ahora veamos el mismo documento pero elaborado con cuatro columnas:
EL TRÉBOL C.A. | ||||
CONCILIACIÓN BANCARIA | ||||
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06 | ||||
| CORRIENTE Nº 5698-22356-96 | MÉTODO: SALDOS CORRECTOS | |||
DESCRIPCIÓN | LIBROS | BANCO | ||
DEBE | HABER | DEBE | HABER | |
| Saldos al 31/07/06 | 565.900,00 | 725.000,00 | ||
| CHEQUES EN TRÁNSITO | ||||
| 20/06/06 Cheque Nº 4507 | 40.800,00 | |||
| 14/07/06 Cheque Nº 4509 | 55.000,00 | |||
| 28/07/06 Cheque Nº 4511 | 65.500,00 | |||
| 28/07/06 Cheque Nº 4512 | 15.800,00 | |||
| DEPÓSITOS EN TRANSITO | ||||
| 31/07/06 Deposito Nº 6892 | 40.000,00 | |||
| NOTAS DE DEBITO | ||||
| 06/07/06 Gastos de Cobranza | 5.000,00 | |||
| ERRORES DE EMPRESA | ||||
| Corrección del Cheque Nº 4510 | 27.000,00 | |||
| SUBTOTALES | 592.900,00 | 5.000,00 | 177.100,00 | 765.000,00 |
| SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06 | 587.900,00 | 587.900,00 | ||
Donde como se observa, los ajustes se realizan en por cuatro columnas sin colocar ningún signo negativo porque de esta forma en completamente innecesario, se realiza la sub-totalización donde se suma verticalmente todas las columnas para luego extraer el saldo definitivo a través de la diferencia de ambos, tanto en libros como en banco.
4.2. Saldos encontrados
Este método se basa en la elaboración la conciliación empezando con alguno de los dos saldos, (el de Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola columna las diferencias, depósitos o cheques que compensen las discrepancias entre ambos, para que al final se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de éste método.
Para ejemplificar tomaremos en cuenta el anterior, por lo que señalaré la presentación del documento:
EL TRÉBOL C.A. | ||
CONCILIACIÓN BANCARIA | ||
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06 | ||
| CORRIENTE Nº 5698-22356-96 | MÉTODO: SALDOS ENCONTRADOS | |
DESCRIPCIÓN | PARCIAL | TOTAL |
| SALDO SEGÚN BANCO AL 31/07/06 | 725.000,00 | |
| CHEQUES EN TRÁNSITO | ||
| 20/06/06 Cheque Nº 4507 | 40.800,00 | |
| 14/07/06 Cheque Nº 4509 | 55.000,00 | |
| 28/07/06 Cheque Nº 4511 | 65.500,00 | |
| 28/07/06 Cheque Nº 4512 | 15.800,00 | -177.100,00 |
| DEPÓSITOS EN TRANSITO | ||
| 31/07/06 Deposito Nº 6892 | 40.000,00 | 40.000,00 |
| NOTAS DE DEBITO | ||
| 06/07/06 Gastos de Cobranza | 5.000,00 | 5.000,00 |
| ERRORES DE EMPRESA | ||
| Cheque Nº 4510 registrado | 52.000,00 | |
| Cheque Nº 4510 correcto | 25.000,00 | -27.000,00 |
| SALDO SEGÚN LIBROS AL 31/07/06 | 565.900,00 | |
Nótese que en este caso se comenzó con el saldo del estado de cuenta (Bs. 725.000,00 Cr.), luego se reflejaron todos los ajustes al igual que el método anterior, pero en una sola columna, hasta que al final se "encontró" el saldo del mayor de Banco (Bs. 565.900,00 Dr.).
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